Offertes sneller maken in een maakbedrijf: waar de tijd echt zit

Maandagochtend komt er een aanvraag binnen. Een klant wil een machine, maar net iets anders dan normaal. De binnendienst stuurt de aanvraag door naar werkvoorbereiding. Op vrijdag ligt hij daar nog. Niemand is lui. Er moet eerst een tekening komen, en de tekenaar is bezig met een spoedorder. Als de tekening klaar is, gaat de aanvraag naar de calculator. Dat is de persoon die uitrekent wat het kost. Daarna gaat hij naar de verkoopleider voor de korting. De klant krijgt zijn offerte twee weken later. In die twee weken is er misschien één dag echt aan gewerkt.

Herken je dit? Dan helpen sneller typen en een mooier offertesjabloon weinig.

Volg één offerte van aanvraag tot verzending

De beste eerste stap kost niets. Pak een paar offertes van de laatste tijd. Zoek uit welke weg ze hebben afgelegd. Schrijf bij elke stap twee dingen op: hoe lang er echt aan gewerkt is, en hoe lang de offerte bleef liggen.

Doe dit voor een handvol offertes uit verschillende productlijnen. Je ziet snel een patroon.

Wachten is vaak het grootste deel

Ligt een offerte bij jou langer stil dan dat iemand eraan werkt? Dan weet je waar je tijd kunt winnen. Een offerte wacht in de wachtrij bij engineering, omdat dezelfde mensen ook lopende orders moeten afmaken. Hij wacht op antwoord van de klant, omdat de aanvraag niet compleet was. En hij wacht op goedkeuring, omdat de verkoopleider onderweg is.

Dan is de vraag niet meer hoe de calculator sneller rekent, maar hoe een offerte langs minder bureaus kan. Dat kan op drie manieren:

• Minder offertes naar engineering. Liggen de regels vast? Dan hoeft een standaarduitvoering niet langs een engineer.
• Betere aanvragen. Een configurator is software waarin je een product samenstelt. Hij laat alleen keuzes toe die echt kunnen. Dan hoef je minder vaak iets terug te vragen.
• Duidelijke grenzen voor goedkeuring. Leg vast tot welke korting een verkoper zelf mag gaan. Wil hij meer korting geven, dan gaat het via een goedkeuringsproces. Dat is een vaste route langs iemand die ja of nee zegt.

Wat onderzoek laat zien

Er is onderzoek gedaan naar hoeveel tijd configurators besparen. Maar dat onderzoek is oud, en er deden weinig bedrijven mee. Dit is een eerlijk overzicht:

• Haug, Hvam en Mortensen deden in 2011 een studie bij 14 engineeringbedrijven. De geschatte verkorting van de doorlooptijd van offertes was gemiddeld 85,5%. De grootste geschatte verkorting was 99,9%. Doorlooptijd is de tijd van aanvraag tot verstuurde offerte. Let op: dit zijn schattingen, geen metingen.
• Hvam en Christensen beschreven in 2006 een bedrijf dat cementfabrieken bouwt. Daar ging de doorlooptijd van budgetoffertes van 2 tot 5 weken naar 1 tot 3 dagen. Dit gaat over één bedrijf.
• Hvam, Mortensen en Riis schreven in 2008 een boek over meer dan 40 configuratieprojecten. Ze noemen kortere doorlooptijden voor producten en offertes, en minder fouten in specificaties. Percentages geven ze niet.
• Trentin, Perin en Forza deden in 2010 een grotere studie. Die ging over 238 middelgrote en grote fabrieken uit drie sectoren en acht landen. Het gebruik van een configurator ging samen met betere prestaties op het gebied van tijd. Hoe groot dat verschil is, staat er niet bij.

Er is ook een kanttekening. Onderzoekers stelden in 2015 vast dat er wel studies zijn naar de tijdwinst en betere kwaliteit door configurators. Maar empirisch onderzoek naar wat een configurator betekent voor de bedrijfsvoering is zeer beperkt. Empirisch betekent: gebaseerd op wat je in het echt meet en ziet.

Wat leer je hieruit? Alle studies wijzen dezelfde kant op. Maar de getallen zijn onzeker. Wees dus voorzichtig als iemand je een vast percentage belooft. Je eigen meting uit de vorige stap zegt meer over jouw bedrijf dan welk onderzoek ook.

Wat je kunt vastleggen in regels

Niet elke offerte is hetzelfde. Kijk per productlijn wat je in regels kunt vastleggen. Een regel is een afspraak die de computer kan volgen, zoals "als dit, dan dat".

• Opties en wat niet samen kan. Wat kan de klant kiezen? En welke keuzes passen niet bij elkaar?
• Maten binnen een bereik. Bijvoorbeeld een breedte tussen twee waarden, met regels voor wat er dan verandert.
• Hoe de prijs is opgebouwd. Per stuk, per meter, toeslagen en kortingsgrenzen. Dat zijn je prijsregels.
• Wat productie nodig heeft. Een lijst met onderdelen of de belangrijkste maten. Dan hoeft werkvoorbereiding niet opnieuw te beginnen.

Zit veel van deze kennis nu in een rekenblad of in het hoofd van één calculator? Lees dan eerst CPQ of Excel: wanneer je rekenblad het werk niet meer aankan.

Wat bij engineering blijft

Een configurator neemt het werk van engineering niet over. Hij haalt het herhaalwerk weg. Zo houden engineers tijd over voor wat echt nieuw is:

• aanvragen buiten de vastgelegde maten of combinaties
• nieuwe toepassingen of andere eisen van de klant
• producten die zo weinig gevraagd worden dat regels maken niet loont

Een goede configurator laat zien wanneer een aanvraag buiten de regels valt. Alleen die aanvragen stuurt hij door. Is je product meer standaard of meer maatwerk? En wat betekent dat voor je offerte? Dat lees je in ETO, CTO, MTO, ATO en MTS.

Een eerste stap

Begin niet met software. Begin met de tabel hierboven. Vul hem in voor vijf tot tien offertes van de laatste tijd. Kijk waar de wachttijd zit. Kijk ook welke productlijn de meeste aanvragen krijgt. Voor die productlijn schrijf je als eerste de regels op.

Pas daarna heeft het zin om naar een systeem te kijken. CPQ staat voor Configure, Price, Quote: samenstellen, prijs berekenen en offerte maken in één systeem. Wat het is en hoe het werkt, lees je in Wat is CPQ?. Welk systeem bij je product past, zoeken we samen uit bij CPQ Advies & Selectie. We hebben geen voorkeur voor een leverancier.

Wil je weten waar de tijd in je offertes zit? Vertel ons hoe een aanvraag bij jou door het bedrijf gaat. Dan kijken we mee. Neem contact op, of lees verder bij CPQ Advies & Selectie.