CPQ of Excel: wanneer je rekenblad het werk niet meer aankan

Henk werkt bij een middelgroot maakbedrijf als calculator: hij berekent wat een product kost. Elke offerte rekent hij zelf uit. Hij werkt er al achtentwintig jaar, en zijn rekenblad is al die tijd meegegroeid met het bedrijf. Er zit een tabblad in voor elke productlijn. Formules verwijzen naar andere tabbladen. En hier en daar staat een cel met een vast getal. Alleen Henk weet waar dat getal vandaan komt. Het werkt. De offertes kloppen.

Over twee jaar gaat Henk met pensioen. En de directeur vraagt zich voor het eerst af: wat gebeurt er dan met dat rekenblad?

Waarom Excel zo lang werkt

Een rekenblad is geen noodoplossing. Het is snel, iedereen heeft het, en je kunt er alles in kwijt. Een calculator die zijn product kent, bouwt er in een paar weken iets mee dat precies doet wat nodig is. Daar heeft hij geen leverancier, licentie of groot project voor nodig.

Het is dus niet gek dat zoveel maakbedrijven hun offertes in een rekenblad maken. Het groeit mee met het product. En wie ermee werkt, weet precies waar alles zit.

Maar juist dat laatste is ook de zwakke plek.

De signalen dat het knelt

Het rekenblad werkt, totdat een van deze dingen gebeurt:

• Er zijn meerdere versies. De binnendienst werkt met de versie van vorig jaar. De buitendienst gebruikt een kopie op de laptop. Zo lopen de prijzen uit elkaar.
• Maar één persoon snapt het. Is Henk op vakantie? Dan blijven offertes liggen. Of ze gaan de deur uit met een prijs waar niemand zeker van is.
• Offertes worden nagerekend. Niemand vertrouwt de uitkomst helemaal. Daarom controleert iemand alles nog een keer met de hand.
• Nieuwe opties passen er niet meer in. Elke nieuwe variant van het product betekent een extra tabblad of een nog langere formule.
• Anderen moeten zelf kunnen kiezen. Dealers of klanten willen zelf een product samenstellen. Maar een rekenblad stuur je niet naar buiten.
• De offerte moet nog worden overgetypt. Eerst gaat hij van het rekenblad naar het offertedocument, daarna nog eens naar het ERP-systeem, het programma waarin je orders en productie bijhoudt.

Eén signaal is geen reden om te stoppen. Drie of vier signalen zijn wel een reden om erover na te denken.

De regels die alleen Henk kent

In het rekenblad van Henk zitten meer dan formules. Er zitten ook regels in die nergens anders staan. Een regel zegt wat wel en niet mag bij het samenstellen van een product. Bijvoorbeeld: boven een bepaalde lengte komt er altijd een extra steun bij. Deze twee opties mogen nooit samen. Deze klant krijgt altijd een andere toeslag. Sommige regels staan in een formule, andere in een opmerking en een paar alleen in het hoofd van Henk.

Daarom is Henks pensioen echt een risico. Dat komt niet doordat het rekenblad verdwijnt, maar doordat niemand meer weet waarom het rekent zoals het rekent. Een cel met een vast getal wordt dan een raadsel.

Die kennis vastleggen is waardevol, wat je daarna ook kiest. Dan kan iemand anders het rekenblad overnemen. En het is precies wat een configurator nodig heeft om te werken.

Wanneer Excel genoeg is

Excel is vaak genoeg als:

• één of twee ervaren mensen de offertes maken
• het product overzichtelijk is, met weinig opties die van elkaar afhangen
• je per week niet zoveel offertes maakt
• klanten en dealers niet zelf een product hoeven samen te stellen
• de kennis achter het rekenblad op papier staat, of bij meer dan één persoon bekend is

Herken je dit? Dan is een goed bijgehouden rekenblad met een duidelijke eigenaar een verstandige keuze. Steek je tijd dan in goede uitleg op papier, niet in een nieuw systeem. Ook bij CPQ Advies & Selectie is dat soms de uitkomst: geen nieuw systeem, maar een betere rekenregel in wat je al hebt.

De tussenstap: regels uitschrijven

Tussen "alles in Excel" en "een CPQ-systeem" zit een stap die bijna altijd de moeite waard is. Je haalt de regels uit het rekenblad en schrijft ze op in gewone taal. Ga met Henk aan tafel en loop het rekenblad tabblad voor tabblad door:

1. Welke opties zijn er? Per productlijn, met alle mogelijke keuzes.
2. Welke regels gelden er? Wat kan niet samen? Wat is verplicht als je iets anders kiest?
3. Hoe ontstaat de prijs? Per stuk, per meter, als toeslag of als percentage.
4. Welke uitzonderingen zijn er? En waarom bestaan ze?
5. Waar komen vaste getallen vandaan? Elke cel met een getal zonder formule moet je kunnen uitleggen.

Zo krijg je een document van een paar pagina's dat het rekenblad uitlegt. Daarmee kun je de opvolger van Henk inwerken. En kies je later een configurator, dan is dit de basis. Hoe je dat breder aanpakt, lees je in Productdata en regels op orde vóór je een configurator kiest.

Wat je wint als het systeem rekent

CPQ staat voor Configure, Price, Quote: samenstellen, prijzen, offreren. Een CPQ-systeem volgt dezelfde regels als het rekenblad, maar dan op één plek en voor iedereen tegelijk. Het systeem maakt de offerte vanzelf. Wat CPQ precies is, lees je in Wat is CPQ?.

Hoeveel tijd dat scheelt, is lastig in één getal te zeggen. Bovendien is het onderzoek oud. Haug, Hvam en Mortensen deden in 2011 een studie bij 14 engineeringbedrijven. Daarin werd geschat dat de doorlooptijd van offertes na de invoering van een configurator gemiddeld met 85,5% afnam. De doorlooptijd is hoe lang het duurt van aanvraag tot offerte. Let op: dat is een schatting en geen meting, en het ging om een kleine groep. Hvam en Christensen beschreven in 2006 één bedrijf dat cementfabrieken bouwt. Daar ging de doorlooptijd van budgetoffertes van 2 tot 5 weken naar 1 tot 3 dagen. Dat gaat over één bedrijf.

Zie die cijfers dus als richting, niet als belofte. Wat je in elk geval wint, is orde. Je bent minder afhankelijk van één persoon. Iedereen werkt met dezelfde versie in plaats van met losse kopieën. En je hoeft minder over te typen. Waar de tijd bij een offerte echt in zit, lees je in Offertes sneller maken in een maakbedrijf.

Henk hoeft niet uit het verhaal te verdwijnen. Hij is de beste persoon om de regels op te schrijven en de nieuwe uitkomsten te controleren. Hoe eerder je daarmee begint, hoe meer tijd er is.

Wil je weten of jouw rekenblad nog jaren meekan, of dat het tijd is voor de volgende stap? Bij CPQ Advies & Selectie kijken we eerst hoe je nu offertes maakt. Pas daarna praten we over systemen. Neem contact op en vertel ons hoe jouw Henk werkt.