Wat is CPQ? Simpel uitgelegd

Simpel uitgelegd

Denk aan een pizzeria met een bestelscherm. Je kiest een bodem, een saus en het beleg. Het scherm rekent meteen uit wat je pizza kost. Als je klaar bent, krijg je een bonnetje met alles erop. Niemand hoeft iets op te schrijven of na te rekenen.

CPQ werkt net zo, maar dan voor ingewikkeldere producten. CPQ staat voor configure, price, quote. In gewone taal: samenstellen, prijs berekenen, offerte maken.

• Samenstellen. Je kiest opties. Regels zorgen ervoor dat je alleen kiest wat kan. Dat deel heet de configurator.
• Prijs berekenen. Prijsregels rekenen uit wat elke keuze kost. Dat kan per meter, per stuk of als toeslag.
• Offerte maken. Van de keuzes en de prijs maakt het systeem een offerte, met alle regels, prijzen en voorwaarden erin.

Het belangrijkste is dat die drie stappen aan elkaar vastzitten. Je typt niets over van het ene naar het andere.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een machinebouwer verkoopt machines met veel opties. Vroeger ging een aanvraag zo. De verkoper vulde een rekenblad in. Hij belde met engineering om te vragen of een combinatie wel kon. Daarna typte hij alles over in een offertesjabloon. Bij elke stap kon er iets misgaan.

Met CPQ kiest de verkoper de opties in één scherm. Wat niet samengaat, kan hij niet kiezen. De prijs staat er meteen bij. Met één klik maakt het systeem de offerte. Geeft hij meer korting dan mag? Dan gaat de offerte eerst langs de verkoopleider.

Waarom dat belangrijk is

Bij een maakbedrijf met veel uitvoeringen zit de kennis vaak in een paar hoofden, of in een rekenblad dat maar één persoon snapt. Dat werkt, tot die persoon ziek is of met pensioen gaat.

CPQ legt die kennis vast in regels. Dan maakt iedereen dezelfde juiste offerte, ook een nieuwe verkoper en soms een dealer. Er zijn minder fouten door overtypen. En de offerte sluit beter aan op wat de werkplaats moet maken.

CPQ doet alleen het eerste deel. Na de offerte nemen andere systemen het over, zoals je ERP voor de order en de productie.

Verwar het niet met

Een configurator. Een configurator stelt alleen het product samen. CPQ rekent daarna ook de prijs uit en maakt de offerte. Een configurator is dus vaak een deel van CPQ.

ERP. Een ERP regelt wat er na de order gebeurt: voorraad, inkoop, productie en geld. CPQ komt eerder: bij het samenstellen en de offerte.