Wat kost een productconfigurator? Waar het geld echt naartoe gaat

Een commercieel directeur werkt bij een fabriek die overkappingen maakt. Op zijn bureau liggen drie offertes voor "een configurator". Alle drie beloven hetzelfde: klanten stellen hun overkapping samen op de website, zien hem in 3D en krijgen er meteen een prijs bij. Toch is de goedkoopste offerte maar een kwart van de duurste. Hij leest ze twee keer, maar ziet niet waar het verschil zit.

Dat is geen toeval en meestal ook geen kwade opzet. Elk bureau heeft iets anders in de prijs gestopt, omdat elk bureau iets anders verstaat onder "een configurator". Wil je offertes vergelijken? Dan moet je eerst weten welke kosten erin horen.

Waarom offertes zo ver uit elkaar liggen

Een configurator is software waarmee een klant of verkoper een product samenstelt. Denk aan het bestellen van een pizza: je kiest de bodem, de saus en het beleg. Een configurator werkt net zo, maar dan voor bijvoorbeeld een overkapping. Hij laat je alleen kiezen wat ook echt samen kan. Dat klinkt als één ding. Maar achter die schermen zit veel werk dat je in een demo niet ziet.

De verschillen hebben meestal drie oorzaken:

• Er zit iets anders in. Het ene bureau rekent alleen de schermen en het 3D-beeld. Het andere rekent ook de prijsregels mee: de regels die bepalen wat elke keuze kost. Soms zitten ook het offertedocument en de koppeling met je ERP-systeem erin. Een ERP-systeem is het programma waarin je bedrijf orders, voorraad en productie bijhoudt.
• Ze denken anders over je data. Een lage offerte gaat er vaak van uit dat je opties, regels en prijzen al compleet op papier staan. Dat is zelden zo.
• Ze stoppen op een ander moment. Sommige offertes stoppen op de dag dat de configurator online gaat. Andere rekenen ook onderhoud, hosting (de server waar hij op draait) en het bijwerken van modellen mee.

Geen van de drie offertes hoeft fout te zijn. Ze geven alleen antwoord op een andere vraag.

De posten op een rij

Dit zijn de kosten die in een complete begroting horen. Niet elke post is bij elk project even groot. Maar elke post moet ergens staan, ook als het antwoord is: "dat doen we zelf".

De rekeneenheid van de licentie

Twee licenties kunnen op papier evenveel kosten. Toch kan de ene veel duurder uitpakken. Het gaat erom waarvoor je precies betaalt:

• per gebruiker: elke verkoper, elke binnendienstmedewerker en soms elke dealer
• per configurator of productlijn: een tweede productlijn is dan een tweede licentie
• per omgeving: een testversie naast de echte versie kost soms extra
• per gebruik: per samengesteld product, per offerte of per bezoeker

Werk je met dertig dealers? Dan maakt het veel uit of elke dealer als gebruiker telt. Wil je later een tweede productlijn toevoegen? Dan wordt een licentie per configurator duurder. Vraag dit dus altijd na. Reken het uit voor hoe je bedrijf er over drie jaar uitziet, niet voor vandaag.

Niet elke configurator heeft een licentie. Je kunt bouwen op een open 3D-bibliotheek. Dat is gratis bouwmateriaal voor 3D op het web, een beetje zoals Lego-blokjes die iedereen mag gebruiken. Dan betaal je voor die bibliotheek zelf geen licentie. Three.js valt onder de MIT-licentie en Babylon.js onder Apache 2.0. Verge3D is commercieel, maar heeft volgens de leverancier geen abonnement op de software. Let op: is de licentie laag of nul, dan zijn bouwen en onderhoud een groter deel van de rekening.

De post die iedereen vergeet: modellen bijwerken na elke productwijziging

Je product blijft niet hetzelfde. Er komt een nieuwe breedte of een ander profiel bij, of een kleur is niet meer leverbaar. Elke wijziging moet ook in de configurator: in de regels, in de prijzen en in het 3D-model.

Hoeveel werk dat is, hangt af van hoe het model gebouwd is. Soms is er een vast model of een vaste afbeelding per uitvoering. Dan betekent een nieuwe optie nieuw tekenwerk, voor elke combinatie waarin die optie voorkomt. Een parametrisch model werkt anders. Daarin leg je vast hoe het product in elkaar zit, met maten die je kunt veranderen. Denk aan een recept: verander je het aantal personen, dan past de rest zich aan. Een nieuwe maat is dan vaak één aangepaste regel. Meer daarover lees je in Parametrisch 3D-model: één model in plaats van duizend varianten.

Stel elke aanbieder drie vragen. Wat kost één productwijziging? Wie voert hem uit? Hoe lang duurt het voordat hij online staat?

Koppelingen en data

Een koppeling zorgt ervoor dat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen. In veel offertes staat de koppeling met je ERP-systeem als één regel. Vraag door. Is die koppeling al eens gemaakt met jouw systeem? Of is het alleen een belofte dat het kan? En wie past hem aan als een van de twee systemen een nieuwe versie krijgt?

Dan is er nog je data. Een configurator werkt pas als je opties, regels en prijzen zijn opgeschreven. Vaak zit die kennis verspreid. Een deel zit in het hoofd van een paar mensen, een deel in een rekenblad en een deel in een map met tekeningen. Dat werk doe je meestal grotendeels zelf. Daarom staat het zelden in een offerte. Het kost wel uren, vaak van je beste mensen. Hoe je dat aanpakt, lees je in Productdata en regels op orde vóór je een configurator kiest.

Kosten over drie jaar in plaats van het eerste jaar

Een offerte laat meestal alleen het eerste jaar zien. Maar een configurator gebruik je jarenlang. En sommige kosten komen elk jaar terug. Zet daarom elke offerte in hetzelfde schema:

Er is ook een risico dat niemand in de begroting zet. Deense onderzoekers (Syddansk Universitet en DTU) bekeken in 2019 acht configuratorprojecten die mislukt waren. Ze zagen dat een slechte keuze in één fase van het project steeds grotere gevolgen heeft in de fasen daarna. Het werkt als een sneeuwbal die steeds groter wordt. Een ander onderzoek uit 2018 noemt zes soorten obstakels bij de invoering. Twee daarvan zijn het verzamelen van productkennis en een tekort aan mensen of geld. Een offerte die de voorbereiding overslaat, is in het eerste jaar goedkoper. Daarna is dat niet altijd zo.

Wat een te lage offerte meestal mist

Een lage offerte is niet meteen verdacht. Maar het is wel een reden om te vragen wat er niet in staat. Let vooral op deze posten:

• regels en prijzen opschrijven en controleren
• modellen bijwerken als je product verandert
• de koppeling met het ERP-systeem, of alleen een export naar een bestand
• een testversie naast de echte versie
• training voor nieuwe medewerkers of dealers
• wie eigenaar is van de broncode (de programmacode zelf) en de 3D-modellen, als je ooit wilt overstappen

Staat een post er niet in? Dat is niet erg, zolang je maar weet dat je het zelf moet regelen of later alsnog betaalt.

Hoe je offertes vergelijkbaar maakt

Dit is precies het werk dat we bij CPQ Advies & Selectie doen. Maar je kunt er ook zelf mee beginnen:

1. Geef iedereen dezelfde beschrijving. Welk product, hoeveel opties en maten, welke kanalen (website, verkopers, dealers) en welke systemen.
2. Vraag een prijs per post. Gebruik de tabel hierboven als formulier.
3. Vraag waarvoor je licentie betaalt. Reken het over drie jaar uit voor je eigen situatie.
4. Vraag wat een productwijziging kost. Vraag ook wie hem uitvoert.
5. Vraag van wie de code en de modellen zijn. Dat moet ook duidelijk zijn als het contract is afgelopen.
6. Reken alles uit over drie jaar. Tel je eigen uren mee.

Wil je eerst weten wat er bij je product komt kijken, voordat je offertes opvraagt? Lees dan Een productconfigurator laten maken: wat je vooraf regelt. Twijfel je of 3D nodig is? Lees Heb je wel 3D nodig? Hoe we zelf 3D-configuratoren bouwen, staat op 3D & Development.

Liggen er al offertes op je bureau? Dan leggen we ze samen naast elkaar, post voor post. We hebben geen voorkeur voor een leverancier. Meer daarover lees je bij CPQ Advies & Selectie, of neem contact op.